Campos de datos en Pipedrive
Pipedrive ofrece diferentes tipos de campos de datos para mantener tus datos organizados y ayudarte a centrarte en la información que requiere especial atención.
Para ver tus campos de datos, abre el menú de la cuenta que se encuentra en la esquina superior derecha y ve a Preferencias personales > Campos de datos.
Cómo entender los campos de datos
Todos los elementos (prospectos, tratos, personas, organizaciones, productos y proyectos) siguen una estructura similar de campos predeterminados, del sistema y personalizados.
Estos tipos de campos son la base de la organización de tus datos en Pipedrive, cada uno está diseñado para un objetivo específico.
Campos predeterminados
Los campos predeterminados ya están integrados en tu cuenta de Pipedrive y se utilizan habitualmente para proporcionar información de contacto básica, como nombres, correos electrónicos y números de teléfono.
Cuando acabas de crear tu cuenta de Pipedrive, los campos predeterminados serán lo primero que verás en la página Campos de datos. Después de crear algunos campos personalizados, estos aparecerán justo después de la sección de campos personalizados
Aunque sus nombres y tipos no se pueden editar, puedes ajustar las reglas de calidad para algunos de ellos.
También puedes ver los campos predeterminados en las vistas de detalles, lista y proyecto.
Campos del sistema
Los campos del sistema forman parte de la interfaz de Pipedrive y reflejan la información generada por el sistema, como la fecha en la que se creó un elemento o el número de correos electrónicos que se intercambiaron con un contacto.
Puedes encontrar los campos del sistema justo debajo de la sección de campos predeterminados.
Estos campos siempre están visibles al asignar tus importaciones y son útiles para actualizar los datos en Pipedrive con ayuda de las hojas de cálculo.
Campos personalizados
Los campos personalizados te permiten recopilar información adaptada a las necesidades de tu negocio. Cuando no haya disponible un campo predeterminado adecuado, simplemente agrega un campo personalizado.
Puedes obtener más información sobre cómo agregar y configurar estos campos en nuestro artículo relativo a los campos personalizados.
Una vez que los hayas creado, podrás ver los campos personalizados en las vistas de detalles, lista y agregar.
Configuración avanzada de los campos personalizados
La página Campos de datos es especialmente útil cuando empiezas a crear campos personalizados. En ella puedes administrar la configuración y las propiedades de los campos para adaptarlos a tu flujo de trabajo.
Grupo de campos
Utiliza los grupos de campos para organizar tus campos personalizados y predeterminados en secciones claras, lo que facilita la visualización y la administración de la información más importante para tu equipo.
Al agrupar los campos relacionados en la vista de detalles, puedes reducir el desorden, mejorar la consistencia de los datos y garantizar que todos encuentren rápidamente la información que necesitan.
Descripción del campo
Para ayudar a integrar a los nuevos compañeros y mantener la calidad de los datos, puedes agregar una descripción del campo a los campos de trato o prospecto para guiar a tu equipo a la hora de completarlos y comprender los datos.
En lavista de detalle del trato, puedes encontrar la descripción del campo haciendo clic en el icono “i”.
Fórmula
Si utilizas campos numéricos o monetarios del trato para hacer un seguimiento de aspectos como las comisiones, la rentabilidad del trato o los descuentos, puedes ahorrar tiempo convirtiendo estos campos en campos de fórmula que se calculan automáticamente.
Para utilizar una fórmula, asegúrate de que la opción “Aplicar fórmula a los tratos” esté habilitada.
Después, puedes escribir el cálculo utilizando los campos de datos del trato en la sección de fórmulas de los campos.
Al utilizar los campos de fórmula, se disminuyen los errores y permite tomar decisiones más precisas y basadas en los datos.
Especificaciones del usuario
Para ayudarte a mantener datos consistentes y precisos en toda tu cuenta, puedes restringir qué usuarios pueden editar el campo de acuerdo con sus conjuntos de permisos.
Cuando se desactiva para los usuarios que tienen un conjunto de permisos específico, solo podrán ver el campo. Para obtener más información sobre los campos de solo lectura, consulta este artículo.
Campos personalizados específicos del embudo
Con esta función especial de los campos personalizados, puedes controlar la visibilidad de un campo de trato por embudo.
Para que un campo de trato personalizado sea específico para un embudo, haz clic en el campo para abrir las opciones de edición. Después haz clic en “Todos los embudos" y desmarca los embudos en los que deseas ocultar el campo.
Cuando esté habilitado, el campo aparecerá en todos los tratos. Cuando esté deshabilitado para embudos específicos, se ocultará de la vista de detalle del trato mientras este se encuentre en dichos embudos.
Si el campo ya tiene algunos datos, dichos datos no se eliminarán, solamente se ocultarán. También serán visibles en la vista de lista, Avances y API.
Campos personalizados específicos del tablero
Los campos personalizados específicos del tablero funcionan de forma similar a los campos personalizados específicos del embudo, pero se aplican a los proyectos en lugar de a los tratos. Te permiten controlar en qué tableros son visibles los campos personalizados de proyecto.
Para gestionar esto, abre un campo personalizado de proyecto y selecciona los tableros en los que debe aparecer el campo.
Cuando el campo está habilitado para todos los tableros, es visible en cada vista detallada del proyecto. Si lo deshabilitas para tableros específicos, queda oculto en los proyectos de esos tableros.
Campos obligatorios
Marcar los campos como obligatorios garantiza que tu equipo llene los detalles importantes del trato. Si un campo obligatorio se deja vacío, los usuarios no podrán guardar el trato y verán un recordatorio al respecto cuando vean los tratos existentes.
Para configurar esta función, haz clic en el campo para abrir las opciones de edición del campo. En la sección reglas de calidad, activa la opción "Obligatorio".
Puedes elegir campos obligatorios para embudos o etapas específicos, según las necesidades de tu flujo de trabajo.
Obtén más información sobre los campos obligatorios y cómo configurarlos en este artículo.
Campos importantes
Marcar los campos como importantes ayuda a recordar a tu equipo que complete la información clave del trato. Si un campo importante está vacío, los usuarios verán un recordatorio en la vista de detalles.
Para configurarlo, haz clic en el campo y habilita la opción “Importante” en las reglas de calidad. Puedes aplicar esta configuración a embudos o etapas específicos.
Puedes encontrar más información y un tutorial en video sobre los campos importantes en este artículo.
Estadísticas del campo
Para ver si tu campo personalizado contiene datos o se utiliza en algún filtro, abre el campo y haz clic en “Ver las estadísticas del campo”.
Además, verás cuándo se creó o se editó por última vez el campo y qué usuario lo hizo.
Esta información puede ayudarte a evaluar la calidad de los datos o a decidir si quieres conservar o eliminar el campo.
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