Tietokanta

Aloittaminen automaatioiden kanssa

Jos huomaat toistavasi samoja hallinnollisia tehtäviä Pipedrivessa – aikatauluttaessasi samaa aktiviteettia sen jälkeen, kun kauppa on siirretty tiettyyn vaiheeseen putkessasi – saattaa olla yrityksesi etujen mukaista automatisoida nämä tehtävät, jotta voit keskittyä asioihin, jotka tekevät liiketoiminnastasi menestyvän.

Automaatio Pipedrivessa koostuu kahdesta osasta – laukaisevasta tapahtumasta ja toimintatapahtumasta.

• Laukaiseva tapahtuma edustaa “jos” -osaa jos-silloin lausekkeesta: Jotta automaatio voi käynnistyä, tietyn toiminnon on ensin tapahduttava.
  Tämä toiminto voi sisältää henkilön, organisaation, aktiviteetin tai kaupan luomisen, päivittämisen tai poistamisen Pipedrivessa. Vaihtoehtoisesti voit käyttää päivämäärälaukausta, joka käynnistää automaation määritetyn päivämäärän perusteella, kuten sopimuksen uusiminen tai tapahtuman määräaika.
• Toimintatapahtuma edustaa “silloin” -osaa jos-silloin lausekkeesta: Kun laukaiseva tapahtuma tapahtuu, tämä on askel, joka määrittelee, mitä automaatio tekee vastauksena.
  Tämä toiminto voi sisältää automaattisesti henkilön, organisaation, aktiviteetin tai kaupan luomisen, päivittämisen tai poistamisen Pipedrivessa. Lisäksi se voi sisältää sähköpostin lähettämisen Pipedrive-tiliisi synkronoidusta sähköpostiosoitteesta.

Ensimmäisen automaation luominen

Päästäksesi automaatiotoimintoon, klikkaa “...” (Lisää) > Automaatit.

Aloittaaksesi automaation luomisen, napsauta “+ Automaatiota” -painiketta automaatiot sivun vasemmassa yläkulmassa.

Aloittaaksesi automaatiosi suunnittelun, napsauta “Lisää laukaisin” -painiketta. Näet sivupalkin, josta voit valita kohteen ja tapahtuman, joka laukaisee automaattisi.

Kun määrität laukaistinta, voit valita “Tapahtumalaukaisin” ja “Päivämäärälaukaisin” välillä.

Tapahtumalaukaisin tarjoaa sinulle kuusi entiteetti vaihtoehtoa (kauppa, henkilö, aktiviteetti, liidi, organisaatio ja projekti), joista jokaisessa on kolme tyyppiä tapahtumia, jotka laukaisevat automaation (lisätty, päivitetty tai poistettu).

Päivämäärälaukaisin tarjoaa sinulle neljä entiteetti vaihtoehtoa (kauppa, henkilö, aktiviteetti ja organisaatio), joista jokaisessa on vaihtoehdot valita tietty päivämääräkenttä, ja kolme parametria (tarkka päivämäärä, ennen päivämäärää ja jälkeen päivämäärän) automaation laukaisemiseksi.

Lisätietoja päivämäärälaukaisijasta, tarkista tämä artikkeli.

Kun olet valinnut laukaisintyypin ja laukaisutapahtuman, napsauta “Käytä laukaisinta” -painiketta.

Laukaisutapahtuman ollessa paikoillaan, saat sitten mahdollisuuden soveltaa ehtoa (tai ehtoja) laukaisimellesi. Tässä voit määrittää olosuhteet, joissa automaatiosi laukaisee.

Ehtoasi tallennettuasi, napsauta plusmerkkipainiketta “+“ valitaksesi seuraavan askeleesi. Tämä voi olla toinen ehto tai toimintatapahtumasi.

Toimintoa määrittäessäsi voit valita oletusvaihtoehtojen välillä – henkilö, organisaatio, liidi, kauppa, aktiviteetti, sähköposti, muistiinpanot, kampanjat, projektit ja webhookit – sekä integraatiot – Slack, Microsoft Teams, Trello ja Asana. Voit valita toimintatyypit, jotka ovat erityisiä jokaiselle vaihtoehdolle.

Voit lisätä useita toimintoja automaatioosi, ja ne suoritetaan aina ylhäältä alas listalla. Esimerkiksi vaihetta 3 suoritetaan vain, kun vaihe 2 on suoritettu.

Huomaa kuitenkin, että automaatit tarkistavat vain kerran, onko jokaisen laukaistun toiminnon ehto täytetty, ellet käytä waittaa kun tapahtuma -ehtoa. Jos tietyn toiminnon ehto ei täyty, toimintoa ei suoriteta, eikä järjestelmä suorita seuraavaa vaihetta.

Tässä näet, miten voit asettaa automaation, joka siirtää uuden kauppasi eri putkeen kauppojen omistajan mukaan.

Määrittääksesi, mitkä käyttäjät saavat laukaista tämän automaation, tarkista vaihtoehto automaation yläosassa ja valitse, mikä vaihtoehto sinua miellyttäisi.

Kun olet tehnyt kaikki valintasi ja suunnitellut automaattisi, napsauta “Tallenna” -painiketta viimeistelläksesi automaatiosi.

Kun olet tallentanut automaattisi, se tulee näkyviin automaation listanäkymään.

Automaatiot lista näkymä

Voit myös tarkastella kaikkia luomiasi automaatioita yhdessä koko yrityksen Pipedrive-tilille luotujen automaatioiden kanssa, lajitella päivitysaikojen mukaan ja soveltaa suodattimia.

Voit muokata, poistaa tai merkitä automaatioita aktiivisiksi tai passiivisiksi. Jos automaatio on merkitty passiiviseksi, laukaisija- ja toimintatoiminnot eivät tapahdu.

Passiiviset automaatiot ovat harmaantuneet, mikä auttaa sinua nopeasti ymmärtämään, mitkä ovat tällä hetkellä aktiivisia Pipedrive-tililläsi.

Lisätietoja automaatioiden lista näkymästä löydät tästä artikkelista.

Siirrä automaatioita

Olipa käyttäjä lähdössä yrityksestä tai ottamassa vapaata, toinen käyttäjä saattaa tarvita pääsy automaatioihin vianetsintätarkoituksiin tai voidakseen siirtää ne toiselle. Tämä voidaan tehdä siirtämällä olemassa olevien automaatioiden omistus.

Käyttäjät ja käyttöoikeudet

Vain seuraavat käyttäjät voivat siirtää automaatioita:

• Globaalin sovelluksen pääkäyttäjät voivat siirtää minkä tahansa automaation itselleen tai muille globaalin sovelluksen pääkäyttäjille
• Kaupat-sovelluksen pääkäyttäjät ja globaalit tavalliset käyttäjät joilla on käyttöoikeus ”Lisää automaatioita” voivat siirtää omat automaationsa globaalille sovelluksen pääkäyttäjille

Siirrä omistus

Yksittäinen siirto

Avaa automaation esikatselu. Kun viet hiiren omistajan nimen yli vasemmalla, napsauta kynäkuvaketta tai napsauta ”...” oikealla ja “Siirrä omistus.”

Massasiirto

Automaatioiden näkymässä valitse vasemmalla puolella ruudun automaatioiden valintanappulat, jotka haluat siirtää.

Napsauta sitten “Siirrä omistus”.

Kun napsautat “Siirrä omistus,” sinun on valittava käyttäjä, jolle haluat siirtää automaation.

Ennen siirron loppuunsaattamista näet vastuuvapausilmoituksen, jossa on luettelo tapahtumista, jotka tapahtuvat automaation siirron jälkeen. Vastuuvapausilmoituksen tapahtumat voivat vaihdella automaation vaiheista riippuen (esimerkiksi, jos on aktiivisia odottavia suorituksia, jos integraatio on asennettu ja käytössä automaatiossa).

Varmista, että luet tämän vastuuvapausilmoituksen huolellisesti ennen etenemistä.

Vastuuvapausilmoituksessa voit peruuttaa odottavat suoritukset kyseiselle automaatiolle. Jos rastitat ruudun, kaikki odottavat suoritukset peruutetaan eivätkä ne toteudu. Esimerkiksi, jos automaatio on määritetty lähettämään sähköposti 5 päivää laukaisevan tekijän jälkeen ja ne suoritukset ovat yhä käynnissä, ne peruutetaan, eikä sähköpostia lähetetä.

Kun automaatio on siirretty, se näkyy vastaanottavan omistajan automaatioiden luettelossa. Siirretty automaatio on deaktivoitu, jotta vastaanottava omistaja voi tarkistaa ja vianetsintää sen tarvittaessa.

Automaatioon lisätään siirretty etiketti, joka osoittaa, että se on siirretty.

Vastaanottava omistaja voi nyt konfiguroida automaation, mukaan lukien muokkaamisen ja aktivoinnin.