Tietokanta

Automatisointi

Jos huomaat toistavasi samoja hallinnollisia tehtäviä Pipedrivessa - aikatauluttamalla saman aktiviteetin kaupan siirron jälkeen tiettyyn vaiheeseen putkessa - kannattaa ehkä automatisoida nämä tehtävät, jotta voit keskittyä olennaiseen liiketoiminnassasi menestymisen kannalta.

Automatisoinnit Pipedrivessa koostuvat kahdesta osasta - laukaisevasta tapahtumasta ja toimintatapahtumasta.

• Laukaiseva tapahtuma on osa "jos" -osaa tosi-silloin- yhtälöstä: ennen automaation tapahtumista tämä ohjelmoitu toiminto on toteutettava.
  Tämä voi olla henkilön, organisaation, aktiviteetin tai kaupan luonti, päivitys tai poisto Pipedrivessa.
• Toimintatapahtuma on osa "silloin" -osaa tosi-silloin- yhtälöstä: Kun laukaiseva tapahtuma on tapahtunut, tämä on toiminto, jonka haluat tapahtuvan.
  Tämä voi olla henkilön, organisaation, aktiviteetin tai kaupan luonti, päivitys tai poisto Pipedrivessa, tai sähköpostin lähettäminen osoitteesta, joka on synkronoitu Pipedrive-tilillesi.

Automaation luominen

Päästäksesi automaatio-ominaisuuteen, klikkaa “...” (lisää) -välilehti > Automaatiot.

Aloittaaksesi automaation luomisen, napsauta “+ Automaatio” -painiketta automaatio-sivun yläoikealla.

Aloitaksesi automaation suunnittelun, napsauta “Lisää laukaisija” -painiketta. Näet sivupalkin, josta voit valita kohteen ja tapahtuman, joka laukaisee automaation.

Määritettäessäsi laukaisijaa, voit valita kuuden vaihtoehdon välillä – diili, henkilö, toiminto, lead, organisaatio, ja projekti – joista kolme vaihtoehtoa liittyvät minkä tapahtuman yhteydessä kohteen kohdalla automaatio laukaistaan – luonti, päivitys, tai poisto.

Kun olet valinnut laukaisutyypin ja laukaisutapahtuman, napsauta “Käytä laukaisijaa” -painiketta.

Laukaisutapahtuman ollessa paikoillaan, sinulla on mahdollisuus soveltaa ehto (tai ehdot) laukaisijaan. Tässä voit määritellä missä olosuhteissa automaation laukaisu tapahtuu.

Ehdon tallentamisen jälkeen napsauta plus-merkkiä “+“ valitaksesi seuraavan toimen. Tämä voi olla toinen ehto tai toiminta tapahtuma.

Määritettäessä toimintaasi, voit valita oletusvaihtoehtojen – henkilö, organisaatio, lead, diili, toiminto, sähköposti, muistiinpanot, kampanjat, projektit ja webhookit– sekä integraatiot – Slack, Microsoft Teams, Trello ja Asana. Voit valita toimintatyyppejä, jotka ovat yksilöllisiä kullekin vaihtoehdolle.

Voit lisätä useita toimenpiteitä automaatioosi, ja ne toteutetaan aina ylhäältä alas listalla. Esimerkiksi vaihe 3 toteutetaan vasta, kun vaihe 2 on tehty.

Huomaa kuitenkin, että automaatiot tarkistavat vain kerran, onko jokaisen laukaistun toiminnon ehto täytetty, ellet käytä odota tapahtumaan asti ehtoa. Jos tietyn toiminnon ehto ei täyty, toimintoa ei suoriteta ja järjestelmä ei suorita seuraavaa vaihetta.

Tästä näet, kuinka määritetään automaatio, joka siirtää uuden diilin toiseen putkeen diilin omistajasta riippuen.

Voit määrittää, mitkä käyttäjät saavat laukaista tämän automaation, valitsemalla automaation yläosassa olevan valintaruudun ja valitsemalla haluamasi vaihtoehdon.

Kun olet tehnyt kaikki valintasi ja suunnitellut automaation, napsauta “Tallenna” -painiketta automaation lopettamiseksi.

Kun tallennat automaation, se listataan automaatioluettelossa.

Automatisoinnin luettelonäkymä

Voit myös tarkastella kaikkia luomiasi automaatioita sekä niitä, jotka on luotu koko yrityksen Pipedrive-tilille, lajitella päivitetyksi ajaksi ja soveltaa suodattimia.

Voit muokata, poistaa tai merkitä automaatiot aktiivisiksi tai passiivisiksi. Jos automaatio on merkitty passiiviseksi, laukaisu- ja toimintatoiminnot eivät tapahdu.

Passiiviset automaatiot ovat harmaana, jotta voit nopeasti ymmärtää, mitkä automaatiot ovat tällä hetkellä aktiivisia Pipedrive-tililläsi.

Lue lisää automaatioluettelonäkymästä tässä artikkelissa.

Automaatioiden siirto

Olipa käyttäjä sitten lähdössä yrityksestä tai vain ottamassa lomaa, toinen käyttäjä saattaa tarvita pääsyn heidän automaatioihinsa vianmääritystä tai niiden ohjaamista jollekulle muulle varten. Tämä voidaan suorittaa siirtämällä olemassa olevia automaatioita.

Käyttäjät ja oikeudet

Vain seuraavantyyppiset käyttäjät pystyvät siirtämään automaatioita:

• Maailmanlaajuinen sovellus-valvoja-käyttäjät voivat siirtää minkä tahansa automaation itselleen tai muille maailmanlaajuisen sovelluksen valvojille
• Kaupat-sovelluksen valvoja-käyttäjät ja maailmanlaajuiset tavalliset käyttäjät joilla on oikeudet ”Lisää automaatioita” voivat siirtää omat automaationsa maailmanlaajuisen sovelluksen valvojille

Siirrä omistajuus

Yksittäinen siirto

Avaa automaation esikatselu. Kun siirrät hiiren omistajan nimen päälle vasemmalla, napsauta kynäkuvaketta, tai napsauta ”...” oikealla ja “Siirrä omistajuus”.

Massasiirto

Luettelonäkymässä, napsauta ”Valitse useita” näytön oikealla puolella ja merkitse ne automaation valintaruudut, jotka haluat siirtää.

Sen jälkeen, napsauta “Siirrä omistajuus”.

Napsauttaessasi kohtaa “Siirrä omistajuus” sinun tulee valita käyttäjä, jolle haluat siirtää automaation.

Ennen siirtotoimenpiteen suorittamista, näet vastuuvapautuslausekkeen luettelon tapahtumista, jotka tapahtuvat automaation siirtämisen jälkeen. Vastuuvapautuslausekkeen tapahtumat saattavat vaihdella automaation vaiheiden mukaan (esimerkiksi, jos keskeneräistä toteutusta on aktiivisena, jos integraatio asennetaan ja käytetään automaatiossa).

Varmista, että luet tämän vastuuvapautuslausekkeen huolellisesti ennen etenemistä.

Vastuuvapautuskehotteessa voit peruuttaa tulevat automaation toteutukset. Jos merkitset ruudun, kaikki odottavat toteutukset peruutetaan eikä niitä suoriteta. Esim, jos automaatio on asetettu lähettämään viestiä 5 päivän kuluttua laukaisevan tapahtuman jälkeen ja tämä toteutus on edelleen meneillään, ne peruutetaan eikä viestiä lähetetä.

Kun automaatio on siirretty, se näkyy vastaanottavan omistajan automaatioiden luettelonäkymässä. Automaatio siirretään passiivisessa tilassa, jotta vastaanottava omistaja voi tarkistaa automaation ja tehdä tarvittavaa vianmääritystä, jos tarpeen.

Automaatioon lisätään siirretty-tunniste sen merkitsemiseksi, että se on siirretty.

Vastaanottava omistaja voi nyt määrittää automaation – mukaan lukien muokkaus ja aktivointi.