Automatizaciones: primeros pasos
Introducción a las Automatizaciones
Si repites a menudo las mismas tareas administrativas en Pipedrive, como programar una actividad cuando un trato cambia a una etapa específica, tal vez valga la pena automatizarlas, para que puedas centrarte en las cosas importantes que impulsan tu negocio.
Las automatizaciones en Pipedrive se componen de dos partes: un evento activador y un evento de acción.
- El evento activador representa la parte “si” de una declaración “si-entonces”: para que la automatización se ejecute, primero debe ocurrir una acción específica.
Esta acción podría implicar crear, actualizar o eliminar a una persona, organización, actividad o trato en Pipedrive. Como alternativa, puedes usar un activador de fecha, que iniciará la automatización según una fecha específica, como la renovación de un contrato o la fecha límite de un evento. - El evento de acción representa la parte "entonces" de una instrucción si-entonces: una vez que se produce el evento activador, este es el paso que define qué hará la automatización en respuesta.
Esta acción puede incluir la creación, actualización o eliminación automática de una persona, organización, actividad o trato en Pipedrive. Además, puede implicar el envío de un correo electrónico desde la dirección sincronizada con tu cuenta de Pipedrive.
Cómo crear tu primera automatización
Para acceder a la función de automatización, abre el menú de la cuenta ubicado en la esquina superior derecha y ve a Herramientas y aplicaciones > Automatizaciones.
Para empezar a crear una automatización, haz clic en el botón “+ Automatización”.
Elige si quieres comenzar con un “Activador de evento” o un “Activador de fecha”. Esto abrirá una barra lateral donde puedes definir el elemento y el evento que iniciarán tu automatización.
El activador de evento ofrece seis opciones de entidad (trato, persona, actividad, prospecto, organización y proyecto), cada una con tres tipos de eventos que activarán la automatización (agregada, actualizada o eliminada).
El activador de fecha ofrece cuatro opciones de entidad (trato, persona, actividad y organización), cada una con opciones para elegir el campo de fecha específico y tres parámetros (fecha exacta, fecha anterior y fecha posterior) para activar la automatización.
Para obtener más información sobre los activadores de fecha, consulta este artículo.
Una vez elegido el tipo y el evento activador, haz clic en el botón "Aplicar activador".
Una vez que establezcas el evento activador, podrás aplicar una o varias condiciones a tu activador. Aquí puedes elegir entre las condiciones sugeridas o agregar las tuyas para definir cuándo debe ejecutarse tu automatización.
Después de guardar tu condición, haz clic en el icono “+” para agregar otro paso, ya sea otra condición o evento de acción.
Para implementar una automatización más avanzada, puedes agregar condiciones de espera o condiciones sí/de lo contrario para dividir tu automatización en dos o más rutas.
Al definir la acción, puedes elegir entre las opciones predeterminadas: persona, organización, prospecto, trato, actividad, correo electrónico, notas, Campaigns , Projects y Webhooks– así como las integraciones – Slack , Microsoft Teams, Trello y Asana. Puedes elegir tipos de acciones que sean específicas para cada opción.
Puedes agregar múltiples acciones a la automatización y siempre se ejecutarán desde la parte superior y avanzarán en la lista. Por ejemplo, el paso 3 únicamente se ejecutará después de realizar el paso 2.
Sin embargo, ten en cuenta que las automatizaciones solo comprobarán una vez si se cumple la condición para cada acción activada, a menos que utilices la condición esperar hasta que ocurra un evento. Si no se cumple la condición de una acción específica, la acción no se ejecutará y el sistema no ejecutará el siguiente paso.
Aquí puedes ver cómo configurar una automatización que mueve un nuevo trato a un embudo diferente según el propietario del trato.
Para especificar qué usuarios pueden activar esta automatización, marca la opción en la parte superior de la automatización y selecciona la opción que prefieras.
Después de configurar tu automatización, haz clic en el botón “Guardar” y después, configúrala como “Activa” para empezar a utilizarla.
Una vez activa, tu automatización se ejecutará automáticamente cada vez que se cumplan las condiciones de activación.
Puedes administrar en cualquier momento la automatización que guardaste en la vista de lista de las automatizaciones.
Vista de lista de las automatizaciones
En la vista de lista de las automatizaciones, podrás ver todas tus automatizaciones junto con las que crearon tus compañeros de equipo, ordenarlas por fecha de última actualización y aplicar filtros.
Puedes editar, eliminar o alternar entre activar y desactivar las automatizaciones. Si una automatización está desactivada, no se ejecutarán su activador ni sus acciones.
Las automatizaciones inactivas se muestran en gris, lo que permite identificar rápidamente cuáles están activas actualmente en tu cuenta de Pipedrive.
Obtén más información sobre la vista de lista de las automatizaciones en este artículo.
Transferir las automatizaciones
Ya sea que un usuario deje la empresa o simplemente tome un descanso, es posible que otro usuario necesite acceso a sus automatizaciones para solucionar problemas o asignárselas a otra persona. Para ello, transfiere la propiedad de la automatización.
Usuarios y permisos
Solo los siguientes tipos de usuarios pueden transferir automatizaciones:
- Los usuarios administradores de la aplicación global pueden transferir cualquier automatización a ellos mismos o a cualquier otro administrador global de aplicaciones.
- Los usuarios administradores de la aplicación de tratos y los usuarios normales globales con el permiso ”Añadir automatizaciones” pueden transferir sus propias automatizaciones a los administradores de las aplicaciones globales.
Transferir la propiedad
Transferencia única
Abre la vista previa de la Automatización. Al pasar el cursor sobre el nombre del propietario a la izquierda, haz clic en el icono con forma de lápiz o haz clic en la opción “...” que se encuentra a la derecha y en “Transferir propiedad”.
Transferencia en grupo
En la vista de Automatizaciones, marca las casillas de las automatizaciones que quieres transferir en el lado izquierdo de la pantalla.
Después, haz clic en “Transferir propiedad”.
Al hacer clic en “Transferir propiedad,” debes seleccionar el usuario al que quieres transferir la automatización.
Antes de finalizar la transferencia, verás un aviso legal en el que se describe lo que ocurrirá después de transferir la automatización. Los eventos que se describen en el aviso legal pueden variar según los pasos de la automatización (por ejemplo, si hay ejecuciones pendientes activas, si hay una integración instalada y se utiliza en una automatización).
Asegúrate de leer atentamente este aviso legal antes de continuar.
Si tienes ejecuciones pendientes para esa automatización, puedes cancelarlas todas marcando la casilla correspondiente. Por ejemplo, si la automatización está configurada para enviar un correo electrónico 5 días después de un activador y esas ejecuciones aún están en progreso, se cancelarán y no se enviará el correo electrónico.
Una vez transferida la automatización, aparecerá en la vista de lista de automatizaciones del propietario receptor. La automatización transferida se desactiva, por lo que el propietario receptor puede revisarla y solucionar problemas si es necesario.
La automatización tendrá una etiqueta transferida agregada para indicar que ha sido transferida.
El propietario receptor ahora puede configurar la automatización, incluida su edición y activación.
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