База знаний

Начало работы с автоматизацией

Если вы обнаружите, что повторяете одни и те же административные задачи в Pipedrive – планируете одно и то же действие после того, как сделка была перемещена на определенную стадию в вашем конвейере – то, возможно, вашей компании будет выгодно автоматизировать эти задачи, чтобы вы могли сосредоточиться на важных вещах, которые способствуют процветанию вашего бизнеса.

Автоматизации в Pipedrive состоят из двух частей – события-триггера и события-действия.

• Событие-триггер представляет собой “если” часть условия "если-тогда": Чтобы автоматизация сработала, сначала должно произойти конкретное действие.
  Это действие может включать создание, обновление или удаление человека, организации, активности или сделки в Pipedrive. Кроме того, вы можете использовать триггер по дате, который запустит автоматизацию на основе указанной даты, такой как renouvellement договора или крайний срок события.
• Событие-действие представляет собой “тогда” часть условия "если-тогда": Как только событие-триггер происходит, это шаг, который определяет, что будет делать автоматизация в ответ.
  Это действие может включать автоматическое создание, обновление или удаление человека, организации, активности или сделки в Pipedrive. Кроме того, оно может включать отправку электронного письма с адреса электронной почты, синхронизированного с вашей учетной записью Pipedrive.

Создание вашей первой автоматизации

Чтобы получить доступ к функции автоматизации, нажмите на “...” (Еще) > Автоматизации.

Чтобы начать создавать автоматизацию, нажмите на кнопку “+ Автоматизация” в верхнем левом углу страницы автоматизации.

Чтобы начать проектировать вашу автоматизацию, нажмите на кнопку “Добавить триггер”. Вы увидите боковую панель, где можете выбрать элемент и событие, которое будет триггером для вашей автоматизации.

При настройке вашего триггера вы можете выбрать между “Событие триггер” и “Дата триггер”.

Событие триггера предоставляет вам шесть опций сущностей (сделка, человек, активность, лид, организация и проект), каждая из которых имеет три типа событий, которые будут триггером для автоматизации (добавлено, обновлено или удалено).

Дата триггер предоставляет вам четыре опции сущностей (сделка, человек, активность, и организация), каждая из которых имеет варианты выбора конкретного поля даты и три параметра (точная дата, до даты, и после даты), чтобы триггерить автоматизацию.

Для получения дополнительной информации о триггерах даты ознакомьтесь с этой статьей.

После того как вы выбрали тип триггера и событие триггера, нажмите на кнопку “Применить триггер”.

С установленным событием триггера у вас будет возможность применить условие (или условия) к вашему триггеру. Здесь вы можете определить обстоятельства, при которых ваша автоматизация будет триггериться.

После сохранения вашего условия нажмите на плюсик “+“, чтобы выбрать ваш следующий шаг. Это может быть другое условие или ваше событие действия.

При определении вашего действия вы можете выбрать между стандартными опциями – человек, организация, лид, сделка, активность, электронная почта, заметки, кампании, проекты и вебхуки – а также интеграции – Slack, Microsoft Teams, Trello и Asana. Вы можете выбирать типы действий, которые специфичны для каждого варианта.

Вы можете добавить несколько действий к вашей автоматизации, и они всегда будут выполняться сверху вниз по списку. Например, шаг 3 будет выполнен только после завершения шага 2.

Однако имейте в виду, что автоматизации проверят только один раз, соответствует ли условие для каждого триггерного действия, если вы не используете условие ждать до события. Если условие конкретного действия не выполнено, действие не будет выполнено, и система не выполнит следующий шаг.

Здесь вы можете увидеть, как настроить автоматизацию, которая перемещает вашу новую сделку в другой воронку в зависимости от владельца сделки.

Чтобы указать, какие пользователи могут триггерить эту автоматизацию, отметьте опцию в верхней части автоматизации и выберите, какой вариант вы предпочитаете.

После того как вы сделали все свои выборы и спроектировали свою автоматизацию, нажмите кнопку “Сохранить”, чтобы завершить вашу автоматизацию.

После сохранения вашей автоматизации она будет указана в просмотре списка автоматизаций.

Список автоматизаций

Вы также можете просматривать все автоматизации, которые вы создали, наряду с теми, которые были созданы для всей учетной записи Pipedrive компании, сортировать по времени обновления и применять фильтры.

Вы можете редактировать, удалять или помечать автоматизации как активные или неактивные. Если автоматизация помечена как неактивная, функции триггера и действия не будут выполняться.

Неактивные автоматизации серого цвета, что позволяет вам быстро понять, какие из них в настоящее время активны в вашей учетной записи Pipedrive.

Узнайте больше о списке автоматизаций в этой статье.

Автоматизация передачи

Независимо от того, уходит ли пользователь из компании или просто берет отпуск, другому пользователю может понадобиться доступ к их автоматизациям для устранения неполадок или для передачи их кому-то другому. Это можно сделать, передав права собственности на существующие автоматизации.

Пользователи и разрешения

Только следующие типы пользователей могут передавать автоматизации:

• Глобальный администратор приложения может передать любую автоматизацию себе или любым другим глобальным администраторам приложения
• Администраторы приложения «Сделки» и глобальные обычные пользователи с разрешением ”Добавить автоматизации” могут передать свои собственные автоматизации глобальным администраторам приложения

Передача прав собственности

Единичная передача

Откройте предварительный просмотр автоматизации. Наведите курсор на имя владельца слева, щелкните по значку карандаша или нажмите ”...” справа и выберите “Передать права собственности.”

Массовая передача

На странице автоматизаций отметьте флажками автоматизации, которые вы хотите передать, на левой стороне экрана.

Затем нажмите “Передать права собственности”.

При нажатии на “Передать права собственности,” вам необходимо выбрать пользователя, которому вы хотите передать автоматизацию.

Перед завершением передачи вы увидите отказ от ответственности с перечнем событий, которые произойдут после передачи автоматизации. События в отказе от ответственности могут различаться в зависимости от шагов автоматизации (например, если активны ожидающие выполнения, если интеграция установлена и используется в автоматизации).

Обязательно внимательно прочитайте этот отказ от ответственности перед продолжением.

В окне отказа от ответственности вы можете отменить ожидающие выполнения для этой автоматизации. Если вы отметите флажок, все ожидающие выполнения будут отменены и не будут выполнены. Например, если автоматизация настроена на отправку электронного письма через 5 дней после триггера, и эти выполнения все еще в процессе, они будут отменены, и письмо не будет отправлено.

После передачи автоматизация появится в списке автоматизаций нового владельца. Переданная автоматизация деактивирована, поэтому новый владелец может просмотреть и устранить её при необходимости.

Автоматизации будет добавлен ярлык «передано», чтобы указать, что она была передана.

Теперь новый владелец может настраивать автоматизацию, включая редактирование и активацию.